L’organisation : la clé pour ne pas se laisser submerger

Lors d’un sondage en story sur mon compte Instagram (cc L’agence M), je me suis rendue compte que vous étiez beaucoup à vouloir un article spécial sur l’organisation.  Alors, on se retrouve aujourd’hui pour parler organisation. Histoire de ne pas se laisser submerger par son travail, en télétravail, ou en freelance à la maison comme moi. 

Ce qui est super, c’est que théoriquement cet article aurait pu convenir à tous les indépendants qui bossent de chez eux en temps normal. Mais avec la crise sanitaire et le télétravail… cet article peut intéresser un bon nombre de personnes. Super, alors on y va !

Je vous l’ai déjà dit, mais je suis une personne assez organisée dans ma vie de tous les jours, donc le mot organisation ne m’a jamais fait peur. Et au travail encore moins ! A travers cet article, je vais vous parler de mon organisation. Je vais vous donner mes petits tips que j’ai essayé de mettre en place au quotidien et les 5 règles auxquelles j’essaie de me tenir. 

Comment être organisé  quand on travaille de chez soi ? C’est bien ça la question…

Règle n°1 : Se fixer un temps de travail

Horaires journéeLa règle n°1 dans l’organisation est de se fixer tout simplement un temps de travail. Cette partie dépend vraiment de vous. Organisez vous en fonction de comment vous êtes, si vous êtes du matin ou pas… Si vous avez envie de travailler 50h ou pas … Bref, c’est à vous de vous fixer votre temps de travail, à votre guise. Par exemple, de mon côté, je sais que je ne suis absolument pas du matin, mais ce n’est pas pour ça que je fais grasse matinée tous les jours… Non quand même pas ! Mais je m’organise, je me lève généralement entre 7h30 et 8h et je prends 2h tranquillement pour me préparer : petit déjeuner, lecture, réseaux sociaux, veille… Jusqu’à 10h, c’est que des tâches que je peux faire sur mon téléphone. Comme ça, de n’importe quel endroit je peux tranquillement commencer ma journée en buvant mon café. A partir de 10h je commence à me diriger vers mon bureau pour faire des tâches administratives. Je me concentre sur les devis, factures et aussi pour faire de la rédaction de contenu. Après ma pause déjeuner, je me lance sur la partie créative, la création de visuels ou de stratégie digitale et je travaille jusqu’à environ 18h. J’essaie plus ou moins de me fixer ses horaires et ça me convient parfaitement !

Règle n°2 : Créer un espace bureau

Espace bureau L'Agence M

La règle n°2 est de se créer un espace bureau. Je vous dis ça surtout pour le côté organisationnel : savoir que tel papier est à tel endroit, ou bien que ce dossier soit ici. Oui, c’est un espace qui doit être dédié à votre activité.

Dans cet espace, il faut que vous vous sentiez bien, il faut que vous arriviez à vous créer un cocon.  Vous allez tout de même y passer la plupart de vos journées, alors il faut que ce soit un espace agréable. Décorez un minimum, mettez des petites choses qui vous font plaisir, et attention, mettez une bonne chaise.

 

Dans ma maison, je me suis organisée un petit endroit, où je me sens bien : un bureau vintage retapé, une chaise comme j’aime et des éléments déco dans les tons qui m’apaisent. Ensuite, tous mes dossiers sont scrupuleusement bien rangés, par catégorie dans des pochettes spécifiques. Ça m’a pris un temps fou de faire tout ça mais au moins maintenant, tout est organisé et je ne passe pas 1000 ans à chercher ce dont j’ai besoin. Il faut savoir prendre du temps pour s’organiser, on gagne en productivité, je vous l’assure.

Règle n°3 : Gérer ses priorités

Gérer ses priorités est la règle n°3. Je procède de manière assez cartésienne. Je fais une liste (et non pas une to do list) avec toutes les choses que je dois gérer la semaine que ce soit côté professionnel mais aussi côté personnel.

Ça peut être une liste comme ça par exemple :

Exemple de liste des tâches à effectuer à la semaine

Bref, toutes les choses que vous devez faire dans la semaine, et ensuite mettez des priorités à vos tâches. Organisez-vous chaque jour avec ce que vous devez faire en fonction des tâches urgentes. Pas besoin de vous surcharger les plannings de travail, il vaut mieux vous créer des to do list réalisables à faire avec 3-4 tâches dans la journée, plutôt que de tout noter au lundi et de ne faire que le quart. Premièrement, vous vous sentirez beaucoup moins submerger ! Et ensuite, quel plaisir d’être dans le bon timing pour un rendu client quand on a bien organisé son planning.

Règle n°4 : Planifier les temps de calme et d’aération d’esprit

Une chose que l’on oublie très souvent… et pour laquelle je me suis vite laissé avoir au début, c’est de vouloir tout faire, de tout gérer ! Et de ne pas se laisser du temps pour s’aérer l’esprit comme je dis…

C’est super important de se fixer et s’organiser des temps off de temps en temps ! Ça peut être une heure en pleine journée si vous avez envie d’aller vous faire chouchouter dans un institut ou bien pour faire une séance de sport.  Mais le plus important est de se planifier un créneau. Je vous promets ça boost la productivité de s’aérer l’esprit quelques temps et de repartir à une tâche.

Règle n°5 : Organiser en début ou fin de semaine ses repas

Dernière chose qui paraît toute bête mais qui pourtant est super pour la gestion du temps, c’est de se programmer les repas à l’avance. On perd un temps fou sinon à réfléchir à ce que l’on aimerait faire comme repas, parfois on n’a pas le temps… bref, si on ne veut pas que ça finisse en jambon / pâte tous les jours, mieux vaut prévoir les repas et même de faire la technique du batch cooking, qui consiste à préparer en un temps record les repas pour la semaine.

Ça vous parle ça ? Vous le faites ?

Voilà, c’était aujourd’hui, un article spécial organisation ! Dites-moi en commentaires ce que vous en pensez, et donnez-moi aussi vos conseils, je suis preneuse d’idées.

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A très vite
Manon

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